Information für die elektronische Kommunikation mit dem WBH
- Folgende Funktionspostfächer stehen für die verschlüsselte, elektronische Kommunikation mit dem WBH zur Verfügung:
Außerdem steht das folgende De-Mail-Postfach zur Verfügung:
Der Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH) bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung von Funktionspostfächern (FP) und Funktions-DE-Mail Eingangsadressen bietet Ihnen der Wirtschaftsbetrieb Hagen die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Der Wirtschaftsbetrieb Hagen eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit dem Wirtschaftsbetrieb Hagen gelten. Über die FP und De-Mail Eingangsadressen können keine Vorgänge für andere kommunale Stellen wie etwa der Stadt Hagen oder andere Behörden (zum Beispiel Bezirksregierung, Finanzamt) abgewickelt werden.
HINWEIS: Bitte beachten Sie die Hinweise in der Rechtsbehelfsbelehrung.
Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Einfache formlose Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.wbh-hagen.de oder in den Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für jeden Hacker lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden.
Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail sind die oben angegebenen E-Mail-Adressen/Funktionspostfächer eingerichtet.
Über die obengenannten E-Mailadressen können Sie dem WBH auch unter Verwendung eines S/MIME-Zertifikats verschlüsselte E-Mails übermitteln.
Die hierfür benötigten Zertifikate finden Sie immer aktuell unter https://openkeys.de/
Hier geben Sie einfach das entsprechende Funktionspostfach ein und können das zugehörige Zertifikat herunterladen.
De-Mail-Adresse
De-Mails von den De-Mail-Anbietern werden verschlüsselt versandt. Daher eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau.
Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz:
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizieren Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Dienstanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.
Dateiformate
Es gibt Hunderte von Programmen und Dateiformaten. Die gängigsten Programme haben wir im Einsatz und können damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Konkret sind das:
| Dateiformat | Programme |
| Adobe Acrobat ab Version 4.0 | |
| .rtf | Rich Text Format |
| .txt | Textdateien im Format ASC II |
| .doc, .docx | Microsoft Word bis Version 2016 |
| .xls, .xlsx | Microsoft Excel bis Version 2016 |
| .ppt, .pptx | Microsoft Powerpoint bis Version 2016 |
| .jpg, .jpeg | Joint Picture Export Group |
| .tif | Bilddateien im Tagged Image File Format |
Alle genannten Dateiformate können Sie auch in einer zip-komprimierten Form (*.zip) einreichen.
Bitte senden Sie dem WBH keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden vom WBH aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.
Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können wir nicht verarbeiten. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen - beispielsweise Makros - enthalten.
Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen, beispielsweise beim Austausch von Geo-Informationen, sprechen Sie das bitte kurz telefonisch mit uns ab.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus technischen Gründen Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 10 MB nicht entgegennehmen können.
E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails
Wenn Sie dem Wirtschaftsbetrieb Hagen eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Wenn Ihre Mails Viren enthalten oder als SPAM klassifiziert wurden, werden diese Mails automatisch komplett gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war, oder Sie sich einen ärgerlichen Virus eingefangen haben und es wohlmöglich selbst nicht wissen, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung.
Wenn Sie nach einer Mail eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!
Ausschreibungen
Für die elektronische Vergabe gelten die entsprechenden gesonderten Hinweise.
E-Mailkommunikation mit S/MIME- Zertifikat
Um die Möglichkeit der verschlüsselten E-Mailkommunikation mit S/MIME-Zertifikaten nutzen zu können sind folgende Schritte erforderlich:
1. Importieren des S/MIME-Zertifikat des Funktionspostfachs des Wirtschaftsbetriebs Hagen
Im 1. Schritt müssen Sie das entsprechende S/MIME-Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) für das Funktionspostfach (oder die Funktionspostfächer; jedes Funktionspostfach besitzt ein eigenes Zertifikat) des Wirtschaftsbetriebs Hagen(WBH) und das Root-Zertifikat des Herausgebers herunterladen. Nur über das importierte Root-Zertifikat ist eine lückenlose Prüfung der Zertifikatskette möglich.
Das S/MIME-Zertifikat für das jeweilige Funktionspostfach des Wirtschaftsbetriebs Hagen können sie stets aktuell unter https://openkeys.de herunterladen:
Geben Sie dort lediglich das gesuchte Funktionspostfach ein:
Hier finden Sie die aktuellen Root-Zertifikate:
SwissSign RSA SMIME LCP ICA 2022 - 1
SwissSign RSA SMIME Root CA 2022 - 1 (Cross Signed By Gold 2)
Die Root-Zertifikate können alternativ hier heruntergeladen werden.
Anschließend müssen die Zertifikate in Ihr E-Mailprogramm (also Outlook, Outlook Express, Thunderbird, etc.) importiert werden.
Nun können Sie eine Mail an dieses Funktionspostfach mit dessen öffentlichen Schlüssel verschlüsselt an den WBH senden.
2. Übermittlung Ihres öffentlichen Schlüssels an den Wirtschaftsbetrieb Hagen
Nach dem Import des öffentlichen Schlüssels des Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH) müssen nun Ihren öffentlichen Schlüssel an den WBH senden, damit auch die Antwort des WBH verschlüsselt übertragen wird.
Hierzu signieren Sie eine E-Mail mit Ihrem öffentlichen Schlüssel und senden diese Mail an das Funktionspostfach des WBH. Dieser Schlüssel wird dann automatisch beim WBH hinterlegt und für verschlüsselte Antworten verwendet.
Nur für Zwecke der E-Mail-Verschlüsselung werden auch sog. Class-1-Zertifikate akzeptiert.
Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung des Wirtschaftsbetriebs Hagen (02331 3677 111).